Automatiseren met Outlook
(desktop)
Het is vanuit Outlook mogelijk om automatisch e-mails door te sturen naar jouw persoonlijke administratie-emailadres. Hierdoor wanneer je de email met inkoopfactuur ontvangt gaat deze automatisch naar je boekhouder. Let op, dit werkt alleen met e-mails waarbij de factuur in de bijlage zit.
Stap 1: Open Outlook en ga links boven naar bestand, selecteer vervolgens het juiste emailadres waarop de inkoopfacturen worden ontvangen. Kies daarna voor ’Regels en waarschuwingen beheren’.
Stap 2: Kies voor ’Nieuwe regel’.
Stap 3: Ga naar beginnen met een lege regel en kies voor ‘Regel toepassen op berichten die ik ontvang’.
Stap 4: Vervolgens selecteer je meerdere opties, de drie opties welke wij aanraden zijn:
1. Afkomstig van personen of openbare groep.
2. Met specifieke tekst in het onderwerp.
3. Bevat bijlage
Optie 1: Hier kies je voor een bepaald e-mailadres waarvan je inkoopfacturen ontvangt. Je zet hier bijvoorbeeld het e-mailadres van je leverancier neer.
Optie 2: Wanneer je voor deze optie kiest kijkt Outlook puur naar welke woorden in het onderwerp van de e-mail staan. Handig is bijvoorbeeld om te kiezen voor de woorden: factuur, rekening, receipt of invoice. Wanneer je een e-mail ontvangt met één van deze worden in het onderwerp zal Outlook deze e-mails herkennen.
Optie 3: Kies je deze optie (zeker aan te raden), dan stuurt de regel alleen mails door met een bijlage, zonder bijlage heeft je boekhouder er immers niks aan.
Let op: Voor een optimale werking raden we aan optie 1,2 en 3 allemaal aan te zetten.
Stap 5: In het voorbeeld gaan we er vanuit dat bij de vorige stap ‘afkomstig van personen of openbare groep’ is geselecteerd.
Stap 6: Vul nu de tekst in welke moet voorkomen in het onderwerp van de email.
Stap 7: Vervolgens kies je ‘stuur het bericht door naar personen of openbare groep’ en klik je onderaan op ‘personen of openbare groep’. Vul hier vervolgens jouw persoonlijke administratie-email in. En klik daarna op Oke en dan op volgende.
Stap 8: Kies optioneel voor uitzonderingen of klik direct op ‘Volgende’.
Stap 9: Geef de regel een naam en vink het vakje ‘Schakel deze regel in’ aan. Vervolgens kun je op ‘Voltooien klikken’.
Stap 10: Wanneer alles is gelukt zie je de nieuwe regel nu in het overzicht staan. Wanneer je nu op ‘Toepassen’ klikt is de regel actief en zal het vanaf heden de inkoopfacturen direct naar de boekhouder aanleveren.
Mochten er vragen/onduidelijkheden zijn betreffende het aanleveren, stel deze dan gerust aan je persoonlijke boekhouder of naar info@imposto.nl