Automatiseren met Gmail
Het is vanuit Gmail mogelijk om automatisch e-mails door te sturen naar jouw persoonlijke administratie-emailadres. Hierdoor wanneer je de email met inkoopfactuur ontvangt gaat deze automatisch naar je boekhouder. Let op, dit werkt alleen met e-mails waarbij de factuur in de bijlage zit.
Stap 1: Open Gmail en druk rechts boven op het tandwiel en kies daarna voor ‘’alle instellingen bekijken’’.
Stap 2: Druk op ‘’Doorsturen en POP/IMAP’’.
Stap 3: Kies vervolgens voor een ‘’doorstuuradres toevoegen’’.
Stap 4: In het volgende scherm vul je het doorstuur emailadres in, dit is jouw speciale administrate emailadres en klik daarna op ‘’doorgaan’’.
Stap 5: Bericht nu je boekhouder dat je deze stappen hebt gedaan en vraag om bevestiging d.m.v. de link.
Je kunt pas verder met stap 6 wanneer je boekhouder de link heeft bevestigd.
Stap 6: Ga nu naar ‘’Filters en geblokkeerde adressen’’ en kies voor ‘’Nieuw filter maken’’
Stap 7: In dit scherm kunnen we nu de criteria kiezen welke belangrijk is voor het doorsturen van de mails. Je wil immers niet dat alle mails onverhoopt worden doorgestuurd naar je boekhouder. Wij raden je aan om per leverancier een automatisering aan te maken. Maak de automatisering zo ‘’streng’’ mogelijk, zodat onnodige mails niet worden doorgestuurd.
Een voorbeeld:
Bij deze automatisering hebben we er voor gekozen om te filteren op:
1. Email van de leverancier.
2. Het woord ‘’factuur’’ moet in het onderwerp staan
3. En de mail moet een bijlage bevatten.
Verder zetten we ‘’chats niet opnemen’’ ook aan, omdat niet alle berichten omtrent deze ene factuur doorgestuurd dienen te worden naar de boekhouder.
Uiteraard kun je de variabelen met de woorden, of zonder de woorden ook gebruiken, afhankelijk van de situatie. Wanneer je de automatisering klaar hebt kies je vervolgens voor ‘’Filter maken’’.
Stap 8: Kies voor ‘’Doorsturen naar:’’ en selecteer vervolgens hier het administratie-emailadres en update het filter d.m.v. de blauwe knop.
De automatisering is nu compleet en actief. Je kunt de stappen nu per leverancier herhalen.
Mochten er vragen/onduidelijkheden zijn betreffende het aanleveren, stel deze dan gerust aan je persoonlijke boekhouder of naar info@imposto.nl